Некоторые предприниматели не хотят вести бизнес исключительно через фирму - общество с ограниченной ответственностью. Бывают другие цели, исходя из которых, есть смысл обдумать не регистрацию ООО в Польше, а регистрацию представительства иностранной компании в Польше.
1. Что такое представительство иностранной компании
Иностранные предприятия могут создавать представительства своих компаний на территории Республики Польша. Такая форма представительства применима в основном для ситуаций, если деятельность иностранного субъекта на территории Республики Польша должна вестись от его имени, составляя часть более широкой организационно-правовой структуры этого субъекта. Лицом, осуществляющим хозяйственную и коммерческую деятельность, будет в этом случае сам иностранный хозяйствующий субъект.
Представительство иностранного предприятия не является юридически самостоятельной формой, только организационной единицей, которая занимается рекламой и продвижением от имени иностранного предприятия. Работа в области рекламы и продвижения является частью хозяйственной деятельности иностранного предприятия. Представительство могут создать также иностранные лица для продвижения экономики своей страны, учитывая, что рамки действия представительства могут включать только продвижение и рекламу экономики этой их страны.
Представительство компании также и не является самостоятельной единицей имущества. Даже если предприятие провело отделение имущества, то такое отделение имеет исключительно технически-организационный характер. Сфера деятельности представительства не полностью совпадает с хозяйственной деятельностью предприятия, так как она служит только продвижению и рекламе деятельности и продвижению экономики страны нахождения иностранной компании. По этой причине сфера деятельности не должна вноситься в реестр предпринимателей. В тоже время создание представительства предполагает внесения записи в реестр представительств заграничных предпринимателей, который ведет министр соответствующего министерства.
2. Заявление о внесении записи в реестр
Должно быть составлено на польском языке и содержать:
- наименование, место нахождения и форму иностранного предприятия, которое создает представительство;
- предмет хозяйственной деятельности иностранного предприятия, которое создает представительство;
- имя, фамилию и польский адрес сотрудника представительства, уполномоченного представлять иностранную компанию;
- предполагаемый адрес представительства в Польше.
К заявлению прилагается:
- копия устава (договора, учредительного акта) иностранного предприятия - в случае, если иностранный предприниматель действует на основании одного из этих актов;
- выписка из торгового реестра - в случае, если иностранный предприниматель осуществляет свою деятельность на основании записи в реестре;
- заявление от иностранного предприятия о создании представительства на территории Польши;
- документ, подтверждающий право иностранного предприятия на помещение, в котором будет расположено представительство.
Перечисленные документы, если они составлены на иностранном языке, следует представить вместе с присяжным переводом на польский язык. Указание предмета хозяйственной деятельности при внесении записи в реестр является важным для определения связи деятельности по рекламе или продвижению товаров или услуг с фактической деятельностью иностранного предприятия. Польский закон не определяет, насколько подробно нужно описать предмет хозяйственной деятельности. Он должен быть настолько конкретным, чтобы учетный орган мог гарантировано выполнить свои обязанности, определенные в правилах отказа выдачи решения о записи в реестр или же запрета деятельности представительства иностранной.
3. Внесение записи в реестр
Создание представительства компании подлежит регистрации в Реестре представительств заграничных предпринимателей, который ведет министр по вопросам. Министр производит запись на основании поданного заявления. Запись представительства в реестр подтверждает соответствующее удостоверение. Оно будет содержать данные, указанные в заявке на запись в реестр, дату записи и номер записи в реестре. Если удостоверение имеет формальные ошибки либо ошибки по существу, его содержание не соответствует записи, иностранный предприниматель может потребовать внесения изменений.
Министр экономики может отказать о внесении записи в реестр в случае:
- создание представительства может создать угрозу безопасности, обороноспособности страны или государственной тайны, либо другому важному общественному достоянию;
- деятельность иностранного предприятия выходит за рамки рекламы и продвижения экономики страны или содержит недоработки, не устраненные в установленный срок, а также из-за недостатка требуемых документов.
Выход за рамки деятельности представительства наступает в момент начала деятельности, отличной от вышеописанной, в области рекламы и продвижения. Например, в ситуации начала хозяйственной деятельности, используя представительство. Выход за рамки деятельности происходит также в тогда, когда деятельность осуществляется с нарушением закона.
Иностранная компания, создавшая представительство, обязана:
- использовать наименование материнской компании на языке страны ее регистрации, указывая свое юридическое лицо на польском языке с добавлением: "Przedstawicielstwo w Polsce";
- представительства должны вести отдельную бухгалтерскую отчетность полостью на польском языке согласно польским положениям о бухгалтерском учете;
- уведомлять министра экономики Польши о начале или завершении процедуры ликвидации иностранного субъекта, утрате права на ведение своей деятельности, утрате права распоряжения имуществом, любых фактических и правовых изменениях, которые содержит заявление о регистрации представительства в срок не позднее 14 дней с момента наступления этих событий.
Затраты на регистрацию представительства превышают соответствующие расходы по регистрации фирмы в Польше. При открытии представительства за его регистрацию в Министерстве Экономики необходимо заплатить 6713 злотых, или около 1500 евро, расходы на переводы и прочее могут составить около 80 евро. Во всех отношениях проще и надежнее открыть свою фирму в Польше вместо представительства. Фирма может и не вести хозяйственной деятельности как таковой. Бухгалтер нужен обязательно как в случае фирмы, так и для представительства. Таким образом, затраты по ежегодному поддержанию представительства в Польше не будут отличаться от содержания фирмы.